Une SCI est une société créée dans le but d’administrer un ou plusieurs biens immobiliers. SCI est l’acronyme de « Société Civile Immobilière » et son objectif est de générer des profits grâce à la détention et à la gestion d’un parc immobilier.
Les différentes parties prenantes et leur rôle dans la gestion d’une SCI
Pour connaître toutes les parties prenantes d’une SCI, il faut se référer à sa définition juridique : la société civile immobilière est une structure juridique constituée a minima de deux personnes, chacune ayant un statut d’associé, afin de gérer un ou plusieurs biens immobiliers. Ainsi, ce type de société est constitué par des associés, qui sont des personnes physiques ou morales, gérant collectivement un patrimoine immobilier.
La deuxième partie prenante est généralement le gérant qui est désigné par les associés afin de gérer la société. Si ce professionnel désigné peut utiliser un logiciel de gestion de SCI pour se faciliter la tâche, il a aussi un certain nombre de responsabilités. Cette personne de confiance choisie par les associés a des rôles qui doivent être définis clairement dans un statut.
Mettez en place un système de prise de décision, de communication et de budgétisation
La gestion d’une SCI est un processus très complexe, surtout lorsque le patrimoine, et donc le nombre de locataires augmentent. Pour faciliter le travail du gérant et pour que la société soit performante, il faut mettre en place des méthodes qui simplifient la gestion de la société.
La première chose à faire est de mettre en place un système de prise de décision via les statuts au moment où la société est créée. Grâce à la définition claire des modalités de fonctionnement de la société, du rôle et des pouvoirs des gérants, ou encore des modalités de révocation de ces derniers, les relations et les prises de décision seront plus fluides. Les statuts sont le socle sur lequel repose le bon fonctionnement d’une SCI. Il définit l’ensemble des règles qui s’appliquent au sein de la société et donc sa stratégie en matière de budgétisation et de gestion. Un statut bien rédigé a un impact positif sur la rentabilité de la société.
La simplification du système de gestion d’une SCI passe souvent par l’achat d’un logiciel dédié permettant de faire apparaître facilement les recettes, les dépenses ainsi que les échéances clés. Ce type d’outil permet de bénéficier d’un ensemble de fonctionnalités comme une vue d’ensemble des problématiques à traiter, les différents rapports ou une synthèse du budget, entre autres.
La gestion simplifiée de la société civile immobilière passe aussi par une communication fluide du gérant. Ce dernier doit pouvoir transmettre de manière régulière des informations aux différents associés. Il faudra alors tenir un tableau des différents locataires avec des informations concernant le paiement du loyer, la date de ce paiement, ainsi que les différentes échéances liées.
Un système de comptabilité pour SCI
Comme l’activité d’une SCI n’est pas commerciale, elle ne requiert pas de tenir une comptabilité très avancée ou de publier des comptes. Néanmoins, un système reste nécessaire, ne serait-ce que pour conserver les pièces justificatives des dépenses et des recettes.
Au cours d’un contrôle fiscal, il est possible que l’administration demande de lui mettre à disposition l’ensemble des comptes et des pièces justificatives relatives à la SCI. En cas d’absence ou d’irrégularité des pièces, l’administration fiscale peut entamer un redressement.
Pour les recettes et les dépenses de la société, il faut veiller à indiquer la date de l’opération, donner un nom, y joindre une pièce justificative et indiquer le montant en crédit ou en débit. Suivre la comptabilité est une obligation légale, d’où la nécessité de veiller à sa bonne exécution afin de limiter les risques juridiques. En outre, les associés ont un droit de regard sur la comptabilité et la gestion de l’entreprise, et ce, à tout moment. Ils peuvent demander à consulter les livres de comptes et à questionner le gérant, lequel a l’obligation de répondre dans un délai d’un mois.
Comment maintenir les coûts d’entretien de la propriété à un niveau bas ?
Optimiser les coûts d’entretien d’une propriété au sein d’une société civile immobilière (SCI) peut se révéler un défi, mais avec des approches judicieuses, il est possible de réduire ces dépenses de manière significative. La première clé de la maîtrise des coûts d’entretien réside dans une planification budgétaire minutieuse. Établissez un budget annuel qui prend en compte les dépenses d’entretien prévues, tout en laissant de la marge pour les imprévus. Cela vous permettra de mieux contrôler vos dépenses.
Vous pouvez aussi signer des contrats de maintenance avec des professionnels qualifiés. Ils effectueront des inspections régulières pour repérer les problèmes potentiels et les réparer avant qu’ils ne deviennent coûteux. Par ailleurs, le partage des coûts, notamment des dépenses, entre les associés, est une solution pratique. Cela permet de soulager les charges financières pour chaque membre, ce qui peut contribuer à la réduction des coûts.
Une autre piste consiste à investir dans des améliorations écoénergétiques pour réduire les coûts liés à la consommation d’énergie. Des fenêtres isolantes, un système de chauffage plus efficace, ou des ampoules LED, par exemple, peuvent réduire vos factures à long terme.
Enfin, la clé pour éviter des coûts d’entretien élevés est d’entretenir régulièrement la propriété. Cela prévient les problèmes majeurs qui nécessiteraient des réparations coûteuses.
Utilisez la technologie pour gérer les loyers
Une autre manière astucieuse de simplifier la gestion d’une propriété en SCI et de réduire les coûts est d’exploiter la technologie pour gérer les loyers et les autres transactions financières. De nos jours, une multitude de logiciels et d’outils en ligne sont spécialement conçus pour faciliter cette gestion.
Ces outils simplifient la gestion des loyers en automatisant les processus de collecte. Ils envoient des rappels de paiement aux locataires, facilitent les paiements en ligne, et génèrent des rapports financiers détaillés pour une meilleure visibilité sur vos revenus et vos dépenses.
Il existe aussi des plateformes qui permettent de créer facilement les contrats de location, la collecte des loyers en ligne, et même la vérification des antécédents des locataires. Cela permet d’uniformiser tous les documents émis par la SCI et de limiter les tâches chronophages. Ces logiciels permettent aussi de stocker tous les documents relatifs à la propriété en ligne, y compris les baux, les factures, les reçus et les contrats d’entretien. Il existe aussi des fonctionnalités qui permettent de les organiser et de les partager aisément avec les autres associés de la SCI.
Enfin, en fournissant aux locataires un portail en ligne pour soumettre des demandes de réparation, signaler des problèmes, ou payer leur loyer, vous simplifiez la communication et garantissez une réactivité accrue en matière de maintenance. En tirant parti de ces outils technologiques, vous pouvez non seulement réduire les coûts liés à la gestion de votre propriété en SCI, mais aussi gagner un temps précieux en automatisant de nombreuses tâches administratives. La technologie vous offre un contrôle plus précis sur vos finances, vous aide à éviter les retards de paiement, et améliore l’efficacité de votre gestion immobilière.
Préparez des rapports réguliers
Une autre étape essentielle pour simplifier la gestion d’une propriété en SCI et réduire les coûts est de préparer des rapports réguliers. Cela ne se limite pas à une simple formalité administrative, mais cela permet également de garantir la conformité avec les lois et les règlements en vigueur.
La première chose à faire est d’établir des rapports financiers réguliers, tels que des bilans, des comptes de résultat, et des états de trésorerie. Cela vous permettra de suivre de près vos revenus, vos dépenses et votre rentabilité. Les logiciels de comptabilité peuvent simplifier cette tâche en automatisant la génération de ces rapports.
Ensuite, assurez-vous que la SCI est en conformité fiscale en préparant et en soumettant régulièrement les déclarations fiscales requises. Vous éviterez ainsi les pénalités et les problèmes fiscaux potentiels.
Pour ce qui est des contrats de location, vous devez tenir des registres précis, retraçant les dates d’entrée et de sortie des locataires. Vous devez aussi préciser les termes du bail et les dépôts de garantie. Cela garantit que vous respectez les lois locales sur la location et permet de résoudre rapidement les litiges potentiels.
Enfin, il est impératif d’organiser régulièrement des réunions du conseil d’administration ou des assemblées générales avec les associés pour discuter des questions importantes, des décisions financières et des changements de gestion. Vous assurez ainsi la transparence et la conformité avec les statuts de la SCI.
