Lorsqu’il s’agit de l’importance pour les chefs d’entreprise et les départements des ressources humaines de se préparer pour l’année à venir et au-delà, le conférencier principal sur l’innovation, le futurologue et auteur Robert Tucker, a mis le doigt sur le problème en faisant cette déclaration dans un récent article de Forbes :

« Autant de changements ont eu lieu au cours de la décennie précédente, autant je ne crois pas que nous ayons saisi l’ampleur des changements à venir dans les années 2020. Les organisations et leurs dirigeants s’élèveront ou tomberont, prospéreront ou seront pris au dépourvu, en fonction de leur capacité et de leur volonté d’anticiper les changements rapides et d’y répondre de manière créative. J’encourage mes clients à « s’attaquer aux hypothèses » et à faire exploser la myopie traditionnelle du département des ressources humaines et à regarder, penser et agir en amont ». Pour plus d’informations, lisez cet article.

En gardant cela à l’esprit, nous examinerons comment vous pouvez faire entrer la prévision de votre charge de travail dans les années 2020 avec une approche moderne et la bonne technologie. Bien que la prévision de la charge de travail soit fortement soutenue par des solutions logicielles depuis un certain temps, certaines organisations se trouvent encore dans l’ornière de l’utilisation de systèmes obsolètes.

Si votre organisation fait partie de ces organisations – qui essaient peut-être encore de gérer les prévisions des équipes dans Excel – il est temps de revoir votre stratégie et de faire entrer la prévision de la charge de travail dans les années 2020.

S’appuyer sur des systèmes et des processus de prévision de la charge de travail dépassés peut présenter un, plusieurs ou tous les inconvénients suivants :

– Avoir plusieurs versions de documents

– Se retrouver avec des emplois en double

– Cause de confusion quant à savoir qui travaille déjà sur un projet particulier

– Avoir des fluctuations de la charge de travail pour une ou deux personnes

– Se retrouver avec des employés frustrés

– Briser le moral de l’équipe

– Perte de temps et de ressources précieuses

– Risquer une augmentation de l’attrition

Heureusement, il n’est pas nécessaire que la prévision de la charge de travail soit une tâche laborieuse qui, en fin de compte, a un effet contre-productif sur le flux de travail et les niveaux de productivité. Grâce à un logiciel de prévision de la charge de travail avancé, vous pouvez gérer la prévision de la charge de travail avec un avantage moderne, en accord avec les demandes actuelles et le climat riche en technologie.

Qu’est-ce qu’un logiciel de prévision de la charge de travail ?

Avant de passer à la suite, nous allons voir ce qu’est exactement un logiciel de prévision de la charge de travail. Comme nous l’avons dit dans l’un de nos précédents blogs, les logiciels de prévision de la charge de travail permettent aux organisations de prévoir avec précision le travail prévu et de répartir les tâches entre les personnes en fonction d’une série de critères : disponibilité, expérience, compétences et capacités.

Il donne aux responsables une visibilité complète sur le niveau d’activité des membres de l’équipe afin de faciliter le processus de programmation de nouveaux travaux ou de déterminer la capacité globale de l’équipe pour des projets supplémentaires. Mais la véritable valeur de la prévision de la charge de travail réside dans sa capacité à intégrer une mesure d’intelligence dans la gestion de votre ressource la plus importante : votre personnel.

Que devez-vous rechercher dans un logiciel de prévision de la charge de travail ?

En tant que chef d’entreprise souhaitant préparer votre organisation pour les années 2020, vous devez vous assurer que vos besoins en matière de prévision de la charge de travail peuvent être satisfaits par une solution logicielle prête pour l’avenir. La solution que vous choisissez doit avoir les capacités suivantes, comme nous l’avons indiqué sur un autre blog il y a peu :

– Des tableaux de bord faciles à utiliser qui donnent une vue précise des compétences disponibles et de la capacité des équipes en un coup d’œil. Des rapports à code couleur qui donnent une indication instantanée de la charge de travail actuelle et prévue ;

– La possibilité de répartir le travail entre les équipes, les groupes de pratique et les départements en fonction de la disponibilité réelle ;

– Une configuration facile pour s’assurer que les groupes de pratique et les départements peuvent personnaliser le logiciel pour suivre la disponibilité en fonction de leurs besoins spécifiques, que ce soit par jour, semaine ou mois ;

– La possibilité d’ajouter des données détaillées sur chaque membre de l’équipe pour permettre une meilleure visibilité de certaines caractéristiques, notamment les qualifications universitaires, les langues maternelles, l’expérience, la démographie, etc.

– Une interface simple et intuitive qui réduit au minimum le temps que les professionnels doivent consacrer à la mise à jour de leur disponibilité.